7 façons d’être plus productif au travail

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Il arrive à tout le monde de se sentir un peu débordé, surtout lors d’un retour de vacances ou quand un collègue est absent. Mais si la sensation de crouler sous le travail est quotidienne, il faut agir. Les journées n’étant pas extensibles, si nous voulons en faire plus, sans sacrifier notre temps libre, il faut apprendre à être plus productif. Bien que nous fonctionnons tous différemment, il existe un certains nombres de techniques pour finir son travail dans les temps, et sans stress.

Prendre des pauses

Nous attendons d’un adulte qu’il soit capable de se concentrer sur une même tâche pendant plusieurs heures. Mais ce comportement attendu entre en conflit avec nos capacités réelles de concentration. Résultat,  nous nous retrouvons souvent frustrés et à court d’inspiration et de motivation (lire aussi : comment ne pas démotiver ses salariés) face à un travail qui n’avance pas. Quand cela arrive, la meilleure chose à faire est de prendre une pause. Cela peut être difficile à admettre, surtout lorsqu’une deadline approche à grand pas, mais vous devriez essayer car quelques minutes loin de votre ordinateur peuvent suffire à vous remotiver pour une nouvelle heure.

Arrêter le multitasking

Les personnes les plus efficaces sont celles qui se concentrent sur une tâche à la fois, et qui reconnaissent que le passage d’une tâche à l’autre entraîne une perte de temps. Si vous n’êtes pas convaincu, essayez de parler au téléphone d’un sujet A tout en écrivant un email sur un sujet B. Vous ne pourrez pas être à 100 % sur chaque tâche. Vous ne faites donc que passer d’une tâche à l’autre, et vous perdez du temps à cause des  nombreuses transitions.

Optimiser et réduire les déplacements

De nombreux déplacements sont nécessaires, et il n’est pas question ici de passer moins de temps avec vos clients. Mais lorsque vous allez voir un client à 500 km, peut-être pouvez-vous profiter de l’occasion pour faire une visite de courtoisie aux clients qui se trouvent à proximité ?

D’autres déplacements peuvent en revanche être réduits. Si votre métier implique de nombreux déplacements (consultants, commercial, techniciens….), les bons outils vous permettront de réduire les passages inutiles au bureau. Par exemple, en travaillant avec un logiciel CRM, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour votre intervention dans votre CRM, et vous pourrez mettre à jour les fiches clients et prospects à distance.

Trouver son rythme

Vous avez des heures pendant lesquelles vous êtes plus productif ? Gardez les pour des tâches qui requièrent toute votre attention. Profitez de vos heures creuses (nous avons tous des heures creuses,  inutile de le nier) pour faire des tâches qui requièrent moins d’efforts.  Idéalement, choisissiez des tâches qui vous prendront moins de 10 minutes. Cela vous permettra d’avancer même lorsque vous n’êtes pas au maximum de vos capacités.

Procrastiner intelligemment

Vous pensiez que la procrastination était l’ennemi de la productivité ?  Quand on se contente de procrastiner sans se poser de question, oui.  Mais la procrastination a du bon. Pour procrastiner intelligemment, demandez-vous « pourquoi est-ce que je remets cette tâche au lendemain ? ». Si la réponse est « cette tâche n’est pas importante », il est  en effet inutile d’y passer du temps (ou du moins, pas dans l’immédiat).  Cette méthode vous aidera à prioriser à vos tâches.

Organiser ses journées

Pour être sûr de ne rien oublier, notez toutes vos tâches (dans votre logiciel CRM si vous en utilisez un) et hiérarchisez-les. Commencez par les plus importantes, et chaque fois que vous terminez une action, passer à la suivante sans vous demander « que dois-je faire maintenant ? ».

Attribuez également pour chaque tâche une heure début et une heure de fin. Au début, vous aurez peut-être du mal à prévoir le temps exact qu’il vous faut pour chaque action, mais vos prévisions s’affineront rapidement.

Utiliser la technologie à votre disposition

L’utilisation de logiciel de gestion (CRM, gestion commerciale, comptabilité, ERP) est indispensable pour améliorer votre productivité. Vous pourrez toujours vous en sortir sans, mais vous aurez toujours un train de retard sur vos concurrents.