Comment gérer ses emails professionnels

gérer ses mails pro - crm

Rassurez-vous, nous n’allons pas vous servir le fameux  «prenez 10 minutes  chaque matin, entre 9h et 9h10 pas plus ». Pourquoi ? Parce que vous risqueriez de passer à côté d’un message urgent. Si un client souhaite décaler un rendez-vous à la dernière minute, ou a besoin d’une explication sur le dernier devis, le faire attendre 23h et 49 minutes parce qu’il vous a contacté à 9h11 n’est pas une solution. Pour mieux gérer vos emails,  il existe d’autres méthodes que de les ignorer.

Diminuer les  copies (CC et CCI)

Si vous êtes responsable d’un service ou d’une équipe, vous pouvez demander à vos collaborateurs de cesser de mettre les ¾ de l’entreprise (vous inclus) en copie lorsque les messages ne les concernent pas directement. Vous craignez que cela engendre des pertes de données et un manque de communication ? Stockez les informations sur un CRM auquel toute l’entreprise aura accès. Ainsi, chacun sera libre d’aller récupérer les données lorsqu’il en aura besoin.

Les codes couleurs

Si vous n’avez pas le pouvoir de faire cesser les CC intempestifs, ou si cela ne suffit pas, attribuez des codes couleurs à vos emails en fonction des destinataires (clients, responsables hiérarchiques, collègues de mon équipe avec laquelle je développe des projets, autres collègues, fournisseurs, etc) et/ou du niveau d’importance (urgent-important-secondaire).

Désactiver l’alerte sonore

L’alerte sonore qui retentit à chaque réception d’email  est difficile à ignorer ? Désactivez-là. L’alerte visuelle peut également être désactivée.

Réduire les newsletters

Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas ou qui n’ont pas de lien avec votre activité professionnelle.

Pour celles que vous lisez dans un cadre professionnel, 2 options :

  • Désabonnez-vous et gardez les liens des sites dans vos favoris. Vous irez ainsi chercher l’info lorsque vous en aurez besoin.
  • Modifiez la fréquence de réception. (De nombreuses entreprises donnent la possibilité de choisir la fréquence de réception de leurs newsletters).

Créer des dossiers

La segmentation messages reçus/messages envoyés/brouillon ne convient pas à tout le monde. Si vous gérez plusieurs projets avec des équipes différentes, n’hésitez pas à créer des sous dossiers pour trier vos emails.

Sauvegarder vos messages importants

Lorsqu’un message est important, n’hésitez pas à l’enregistrer dans  votre fichier client. Certains CRM, vous permettent de rattacher vos messages à la fiche CRM du client en 1 clic (Sage CRM avec Outlook, INES CRM avec Gmail). Pour retrouver les échanges avec ce client vous n’aurez plus à fouiller votre boite mail puisque l’historique sera disponible sur la fiche client. Gain de temps assuré.

Supprimer ou archiver

N’hésitez pas à supprimer les messages sans importance. Tous les échanges qui ne contiennent aucune information pertinente pour mener à bien vos missions peuvent être supprimés.

Si vous tenez à tout conserver, pensez à l’archivage. Vos messages disparaîtront de votre boite de réception (pour une meilleure visibilité des dossiers en cours) mais resteront rattachés à votre compte et  disponibles pour des consultations ultérieures.

Et vous, que vous faites-vous pour ne pas vous laisser envahir par vos mails ?

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