L’outil incontournable de l’entreprise : la messagerie unifiée

Facile d’utilisation et universelle, l’email est l’outil le plus utilisé par les entreprises. Mais lorsque l’on se penche sur l’email, il y a différents moyens de le mettre en œuvre. Il existe

  • des boîtes individuelles (SMTP/POP) : toutes les informations sont sauvegardées sur les postes de chaque utilisateur.
  • des clients mails : applications ou logiciels telles que Outlook ou Thunderbird qui permettent à l’utilisateur d’envoyer et recevoir du courrier électronique dont les informations sont sur un serveur.
  • des webmails : outil de consultation d’emails accessible en ligne comme Gmail.

Sauvegarde et mobilité

Au cœur de ces technologies, on trouve deux problématiques :

  • la sauvegarde
  • la mobilité

Les emails contiennent une masse d’information importante pour l’entreprise. Malheureusement, par habitude, nous y stockons des accords de commande, des documents signés, des conditions tarifaires, …   Il devient indispensable de s’assurer que ces données sont sauvegardées et récupérables. Pour une sauvegarde simple et efficace , il sera préférable que les emails soient centralisés sur un serveur de messagerie (local ou dans le cloud).  Oublions donc les boîtes POP qui requièrent une sauvegarde de chacun des postes informatiques, seules les boîtes de type IMAP/Exchange répondront à vos attentes et vous permettront une sauvegarde unique.

Concernant la mobilité, exit encore les boîtes POP, seules les boîtes de type IMAP/Exchange répondront à vos attentes et vous permettront d’accéder à vos emails depuis votre smartphone, pc, tablette ou site webmail. Peu importe l’outil , votre boîte mail est synchronisée sur toutes les supports numériques.

Que trouve-t-on dans ces outils de messagerie Exchange ou Gmail ?

L’outil de messagerie est le digne remplaçant de votre agenda papier ! il contient vos messages, vos rendez-vous, vos rappels et vos contacts.

L’avantage d’une messagerie d’entreprise comme Microsoft Exchange réside dans le partage de ces informations : messagerie commune, liste de diffusion, dossiers partagés et calendriers partagés. Vous pouvez facilement gérer les plannings de vos collaborateurs, poser des rendez-vous sur ces plannings, recevoir des invitations à des réunions, …

Le mail est-il collaboratif ?

Non ! Si la messagerie est souvent la base de la mise en place d’outils collaboratifs, elle n’en est aussi que la fondation !

Côté Microsoft, les outils collaboratifs adossés à Exchange se nomment :

  • Sharepoint : partage et versionning de documents dans un portail web, couplé avec Skydrive , il est l’outil idéal pour partager et stocker facilement des documents clients, fournisseurs … et les retrouver facilement grâce à un moteur de recherche. Aussi appelé GED pour gestion électronique des documents.
  • Lync : outil de communication instantané : chat , visioconférence et appel
  • Yammer : réseau social privé, interne à l’entreprise. Permet à chaque collaborateur de s’exprimer mais permet également de partager des expériences, connaissances, de dialoguer autour d’un projet, d’un client

Le CRM est-il collaboratif ?

Associé, aux technologies citées précédemment , le CRM devient collaboratif. Quelques exemples d’associations d’outils collaboratifs et de CRM  :   Sage CRM et Sharepoint , Salesforce et Chatter, Sage CRM et Yammer.

Les CRM sont également pour la plupart nativement synchronisés avec les outils de messagerie comme Sage CRM et Exchange.

Combien coûte une messagerie unifiée, hébergée ?

Voici différents hébergeurs pour lesquels, nous avons testé l’hébergement de messagerie :

  • OVH : 3,29€ / mois / utilisateur
  • IKOULA : 4,99 € / mois / utilisateur
  • MICROSOFT : 3,30 € / mois / utilisateur

Bien évidement, la différence entre les offres des uns et des autres ne se limite pas au prix. Nous vous invitons à comparer les espaces disponibles (Go), votre autonomie d’administration, …

 

 

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