Si vous conservez des fichiers informatiques dans votre entreprise (fichiers clients, fichiers prospects, fichiers RH), l’actualité politique du moment, fortement axée sur des scandales d’écoutes et d’enregistrements illégaux, a peut-être suscité des interrogations au sein de votre entreprise. Avez-vous le droit de conserver des données clients ? Devez-vous les déclarer ? Si oui, comment ? Sinon, que faire ?
Ce que dit la CNIL
« Beaucoup de fichiers ou de traitements contenant des données personnelles sont dispensés de formalités déclaratives auprès de la CNIL, le plus souvent parce qu’ils ne portent pas atteinte à la vie privée ou aux libertés. »
Le cas des fichiers CRM
Vous avez le droit de conserver des fichiers clients, mais vous êtes soumis à une obligation de déclarer votre fichier CRM à la CNIL.
Encore des complications ?
Pas du tout. Pour vous faciliter le travail, la CNIL a créé un site internet intuitif qui vous permet de faire votre déclaration de fichiers très facilement, en moins de 5 minutes.
1ère étape : vérifiez en 2 questions si vous êtes soumis à la déclaration et découvrez les dérogations applicables à votre secteur d’activité. Pas de panique, il ne s’agit pas de jargon juridique mais de synthèses de lois de quelques lignes.
2ème étape : déclarez votre fichier en quelques clics. Avant de vous lancer, n’hésitez pas à visionner cette vidéo de 3 minutes qui vous montre la démarche à suivre.
3ème étape: pensez à actualiser votre déclaration de temps en temps si votre fichier est mis à jour régulièrement.